9. Oktober 2026
Eine einseitige IT-Inventarliste für das kleine Büro
Fragt man in einem kleinen Büro, welche Geräte, Konten und Verträge es eigentlich gibt, bekommt man meist drei Antworten von drei Menschen — und keine passt zur anderen. Das ist kein Chaos. Es ist nur nie aufgeschrieben worden. Eine Inventarliste ist keine IT-Abteilung; sie ist ein Blatt Papier.
Warum das ausgerechnet im Ausfall zählt
Wenn am Montagmorgen etwas ausfällt, entscheidet nicht das Wissen im Kopf, sondern wie schnell es auffindbar ist. Wer Router-Modell, Provider, Vertragsnummer und Ansprechpartner in einer Minute findet, telefoniert — statt zu raten.
Was auf das Blatt gehört
- Geräte: Rechner, Router, Drucker, NAS — Modell und Standort
- Zugänge: Provider, Vertragsnummer, Kundenportal, wer den Zugang hat
- Konten: E-Mail-Domain, Hosting, Backup, Cloud — und wer Inhaber ist
- Lizenzen: Software, Laufzeit, Verlängerungstermin
- Ein Notfallkontakt: wen man anruft, wenn niemand erreichbar ist
Der wichtigste Punkt: ein Name pro Zugang
Bei jedem Eintrag steht eine Person, nicht „die Firma“. Sonst stellt man im Ausfall fest, dass ein Konto auf den Namen eines ehemaligen Kollegen läuft und niemand die Zugangsdaten zurücksetzen kann.
In einer Stunde anfangen
- Die großen Geräte abschreiben, Modell dazu.
- Die Rechnungen der letzten Monate durchsehen — dort stehen die Verträge.
- Jeden Zugang einer Person zuordnen.
- Das Blatt an einen Ort legen, den mindestens zwei Leute kennen.
Die Liste wird nie schön. Sie muss es auch nicht. Sie muss nur existieren, bevor der erste Ausfall kommt — danach schreibt man sie ohnehin, nur unter Zeitdruck.
Ask a small office which devices, accounts and contracts it actually has, and you usually get three answers from three people — none of which fit together. That is not chaos. It was simply never written down. An inventory is not an IT department; it is one sheet of paper.
Why It Counts Precisely During an Outage
When something fails on a Monday morning, what matters is not the knowledge in someone's head but how fast it can be found. If the router model, provider, contract number and contact person are one minute away, you make a call instead of guessing.
What Belongs on the Sheet
- Devices: computers, router, printer, NAS — model and location
- Access: provider, contract number, customer portal, who holds the login
- Accounts: email domain, hosting, backup, cloud — and who owns them
- Licences: software, term, renewal date
- One emergency contact: who to call when nobody is reachable
The Most Important Item: One Name per Login
Every entry carries a person, not "the company". Otherwise, during an outage, you discover that an account runs under a former colleague's name and nobody can reset the credentials.
Start in an Hour
- Write down the large devices, with their models.
- Go through the last few months of invoices — the contracts are there.
- Assign every login to a person.
- Keep the sheet somewhere at least two people know.
The list will never be pretty. It does not have to be. It only has to exist before the first outage — afterwards you write it anyway, just under time pressure.
Küçük bir ofise gerçekte hangi cihaz, hesap ve sözleşmelerin olduğunu sorun; genelde üç kişiden üç farklı cevap alırsınız ve hiçbiri birbirini tutmaz. Bu kaos değil. Sadece hiç yazılmamış. Envanter bir BT departmanı değil; tek bir kâğıt.
Neden Tam da Kesinti Anında Önemli
Pazartesi sabahı bir şey çöktüğünde belirleyici olan, birinin kafasındaki bilgi değil, o bilgiye ne kadar hızlı ulaşıldığıdır. Modem modeli, sağlayıcı, sözleşme numarası ve muhatap bir dakikada bulunuyorsa tahmin etmek yerine telefon edersiniz.
Kâğıda Ne Yazılır
- Cihazlar: bilgisayarlar, modem, yazıcı, NAS — model ve konum
- Erişimler: sağlayıcı, sözleşme numarası, müşteri portalı, girişin kimde olduğu
- Hesaplar: e-posta alan adı, hosting, yedekleme, bulut — ve sahibi kim
- Lisanslar: yazılım, süre, yenileme tarihi
- Bir acil durum kişisi: kimseye ulaşılamadığında kimi arayacaksınız
En Önemli Madde: Her Giriş İçin Bir İsim
Her satırda bir kişi olur, „şirket“ değil. Yoksa kesinti anında bir hesabın eski bir çalışanın adına kayıtlı olduğunu ve şifresini kimsenin sıfırlayamadığını görürsünüz.
Bir Saatte Başlayın
- Büyük cihazları modelleriyle yazın.
- Son ayların faturalarına bakın — sözleşmeler orada.
- Her girişi bir kişiye atayın.
- Kâğıdı en az iki kişinin bildiği bir yerde tutun.
Liste hiç güzel olmayacak. Olmak zorunda da değil. Sadece ilk kesintiden önce var olması gerekiyor — sonrasında zaten yazarsınız, yalnızca zaman baskısı altında.