14. Oktober 2026
Wenn jemand geht: Zugänge noch am selben Tag schließen
Die meisten kleinen Unternehmen haben ein Dokument für den Eintritt und keines für den Austritt. Deshalb passieren jedes Mal dieselben drei Dinge: Post kommt für jemanden an, der schon weg ist, ein Kunde schreibt weiter an die alte Adresse, und ein Passwort existiert nur noch in einem Kopf.
Zuerst die Liste, die es nicht gibt
Bevor irgendetwas geschlossen wird, muss jemand aufschreiben, was offen ist. Eine Seite, kein System nötig:
- Das Postfach auf der Firmendomain plus alle geteilten Postfächer, auf die zugegriffen wurde.
- Die Dateiablage und die Ordner darin — auch die selbst angelegten.
- Jedes Web-Werkzeug mit Login: Rechnungen, Kalender, Hosting, Telefonanlage, alles, was monatlich bezahlt wird.
- Die Passwortliste oder Tresor-Einträge, die gelesen werden konnten.
- Physisches: Laptop, Schlüssel, Zutrittskarte, Telefon, die SIM bei einer Arbeitsnummer.
Wenn diese Seite noch nicht existiert, schreiben Sie sie heute für die Menschen, die noch da sind. Es ist dieselbe Arbeit — und der nächste Austritt wird langweilig.
Was am ersten Tag dazugehört
- Postfachzugriff aus, Weiterleitung an — oder aus, wenn die Person keine Mails mehr lesen soll.
- Alle Sitzungen abmelden und das Passwort überall ändern, wo es geteilt wurde.
- Den Login der ausgeschiedenen Person überall entfernen, nicht nur im Hauptwerkzeug.
- Telefonnummer und öffentliche E-Mail auf einen benannten Kollegen umleiten.
- Geräte und Schlüssel zurück, oder ein Datum schriftlich festhalten.
Der technische Teil dauert unter einer Stunde, wenn die Liste existiert. Die Übergabe dauert ein bis zwei Wochen. In dieser Reihenfolge vermeidet man die unangenehme Mitte: Jemand hat noch Zugriff, weil niemand sicher war, ob die Arbeit fertig ist.
Zwei Fälle, die immer hängen bleiben
Das geteilte Postfach. Ist die Adresse öffentlich, kann sie nicht einfach geschlossen werden — sie braucht einen lebenden Besitzer. Entscheiden Sie, wer liest und wie lange die Zeile "bitte wenden Sie sich an …" bleibt. Monatelang still laufende Post ist das übliche Ergebnis.
Die zweite Person, die den Prozess kannte. Wenn die ausgeschiedene Person allein die Rechnungen, die Lohnvorbereitung oder den Monatsbericht gemacht hat, ist die Zugangsfrage die leichte. Finden Sie heraus, welche wiederkehrenden Aufgaben keinen zweiten Namen haben, und regeln Sie das vor dem letzten Tag, nicht danach.
Was man vier Wochen später prüft
Zwei Fragen: Wird noch etwas weitergeleitet, das es nicht sollte — und läuft ein Abo, eine Rechnung oder ein Werkzeugkonto still weiter unter dem alten Namen? Beides fällt auf dem Kontoauszug auf, lange bevor es irgendwo sonst auffällt.
Das alles ist keine dramatische Arbeit. Es ist eine Seite, aktuell gehalten, mit einem Namen neben jeder Zeile — damit daraus im Ernstfall eine Checkliste wird und kein Gespräch.
Most small companies have a document for hiring and none for leaving. That is why the same three things happen every time: mail keeps arriving for someone who is gone, a customer keeps writing to their old address, and one password exists only in their head.
Start with the list you do not have
Before anything is closed, somebody has to write down what is open. One page, no system needed:
- The mailbox on the company domain, plus every shared mailbox they had access to.
- The file share and the folders inside it — including the ones they created.
- Every web tool with a login: invoicing, calendar, hosting, the phone system, any tool the company pays for monthly.
- The password list or vault entries they could read.
- Physical things: laptop, keys, access card, phone, the SIM if it is a work number.
If that page does not exist yet, write it today for the people who are still here. It is the same work, and it makes the next departure boring.
What belongs on the first day
- Mailbox access off, forwarding on — or off, if the person should not keep reading mail.
- All sessions signed out and the password changed on anything shared.
- Login for the departed person removed from every tool, not just the main one.
- Phone number and public email redirected to a named colleague.
- Devices and keys returned, or an agreed date written down.
The technical part takes under an hour when the list exists. The handover takes one to two weeks. Doing it in that order avoids the awkward middle: someone still has access because nobody was sure whether the work was finished.
Two cases that always stall
The shared mailbox. If the address is public, it cannot simply be closed — it has to have a living owner. Decide who reads it and how long the reply line "please contact …" stays in place. Months of silent mail is the usual outcome.
The second person who knew the process. If the leaver was the only one doing the invoicing, the payroll side or the monthly report, the access question is the easy one. Find out which recurring tasks have no second name and fix that before the last day, not after.
What to check four weeks later
Ask two questions: is anything still being forwarded that should not be, and is there any invoice, subscription or tool account that quietly kept running in their name? Both show up on the bank statement long before they show up anywhere else.
None of this is dramatic work. It is one page, kept current, with a name next to every line — so that when it is needed, it is a checklist and not a conversation.
Küçük şirketlerin çoğunda işe alım için bir belge var, ayrılış için yok. Bu yüzden her seferinde aynı üç şey olur: giden kişiye hâlâ posta gelir, bir müşteri eski adrese yazmaya devam eder ve bir şifre yalnızca birinin kafasında kalır.
Önce var olmayan liste
Bir şey kapatılmadan önce biri neyin açık olduğunu yazmalı. Tek sayfa, sistem gerekmiyor:
- Şirket alan adındaki e-posta kutusu ve erişimi olan tüm ortak kutular.
- Dosya paylaşımı ve içindeki klasörler — kendi oluşturdukları dahil.
- Girişi olan her web aracı: fatura, takvim, hosting, telefon sistemi, aylık ödenen ne varsa.
- Okuyabildiği şifre listesi veya kasa kayıtları.
- Fiziksel olanlar: dizüstü, anahtarlar, giriş kartı, telefon, iş numarasıysa SIM.
Bu sayfa henüz yoksa, bugün hâlâ çalışanlar için yazın. Aynı iş — ve bir sonraki ayrılış sıkıcı olur.
İlk güne ait olanlar
- Posta kutusu erişimi kapalı, yönlendirme açık — kişi postaları okumamalıysa kapalı.
- Tüm oturumları kapatın ve paylaşılan her yerde şifreyi değiştirin.
- Ayrılan kişinin girişini yalnız ana araçtan değil, her araçtan kaldırın.
- Telefon numarası ve genel e-posta adı, adı belli bir meslektaşa yönlendirilsin.
- Cihazlar ve anahtarlar teslim edilsin ya da tarih yazılı olarak kararlaştırılsın.
Liste varsa teknik kısım bir saatten az sürer. Devir teslim bir-iki hafta. Bu sırayla yapıldığında aradaki sıkıntılı durum oluşmaz: işin bittiğinden emin olunmadığı için birinin hâlâ erişimi olması.
Her zaman takılan iki durum
Ortak posta kutusu. Adres herkese açıksa kapatılamaz — yaşayan bir sahibi olmalı. Kimin okuyacağına ve "lütfen şu kişiye yazın" satırının ne kadar kalacağına karar verin. Aylarca sessizce akan posta en olağan sonuçtur.
Süreci bilen ikinci kişi. Ayrılan kişi faturaları, bordro hazırlığını veya aylık raporu tek başına yapıyorduysa, erişim sorusu kolay olanıdır. Hangi tekrarlayan işlerin ikinci bir adı yok, çıkarın ve son günden önce halledin — sonradan değil.
Dört hafta sonra ne kontrol edilir
İki soru: olmaması gereken bir şey hâlâ yönlendiriliyor mu, ve eski ad altında sessizce süren bir abonelik, fatura veya araç hesabı var mı? İkisi de başka herhangi bir yerde görünmeden çok önce hesap ekstresinde görünür.
Bunların hiçbiri dramatik bir iş değil. Güncel tutulan, her satırının yanında bir ad olan tek bir sayfa — böylece gerektiğinde konuşma değil, kontrol listesi olur.