Die KI-Regelseite: Fünf Regeln, bevor jemand anfängt

Die Werkzeuge sind längst im Unternehmen: Jemand hat sich mit der privaten Mail angemeldet, jemand anderes hat einen Vertrag hineingekopiert. Eine Regelseite ist nicht da, um zu verbieten — sie ist da, damit zwei Mitarbeiter am selben Vormittag dieselbe Antwort bekommen, wenn sie fragen: „Darf ich das hier hineintun?“

Regel 1: Was hinein darf und was nicht

Kundendaten, Verträge, Gehälter, persönliche Daten von Mitarbeitern — hinein nicht. Öffentliche Informationen, anonymisierte Beispiele, eigene alte Entwürfe ohne Namen — hinein erlaubt. Diese eine Grenze verhindert den Schaden, der wirklich teuer wird.

Regel 2: Wer das Ergebnis verantwortet

Wer die Antwort verschickt, unterschreibt sie. Der KI-Ausgabe ist ein Entwurf, keine Quelle — so wie das Papier eines Praktikanten. Fünf Minuten genaues Lesen vor dem Senden gehören zur Aufgabe, nicht darüber.

Regel 3: Ein Werkzeug, kein Werkzeugkoffer

Ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenkonto — nicht fünf Abos aus fünf privaten Kreditkarten. Jedes neue Werkzeug geht durch eine Person. Das klingt langsam, ist aber der einzige Weg, später zu wissen, wo Daten überhaupt liegen.

Regel 4: Was gespeichert wird

Beim Firmenkonto lässt sich Speicherung und Training meist abschalten — im privaten Konto nicht. Regel vier ist deshalb kurz: Firmenkonto, Speicherung aus, und fertig. Wer privates Werkzeug weiter nutzt, tut es auf eigene Rechnung — und schreibt das auf die Seite.

Regel 5: Ein Datum zum Nachlesen

Ein Datum auf der Seite, alle drei Monate geprüft. Die Werkzeuge ändern sich schnell, die Regeln müssen es nicht. Und weil die Seite nur eine Seite lang ist, liest sie auch der neue Mitarbeiter am ersten Tag — nicht irgendwann in einem Ordner.

The tools are in the company already: someone signed up with their private mail, someone else pasted a contract in. The one-pager is not there to forbid things — it is there so that two employees on the same morning get the same answer when they ask: “May I put this in?”

Rule 1: What may go in, what may not

Customer data, contracts, salaries, personal data of employees — not in. Public information, anonymised examples, your own old drafts without names — in. This one boundary prevents the damage that actually gets expensive.

Rule 2: Who is responsible for the result

Whoever sends the answer signs it. AI output is a draft, not a source — like an intern’s paper. Five minutes of exact reading before sending is part of the job, not above it.

Rule 3: One tool, not a toolbox

One approved tool with a company account — not five subscriptions on five private credit cards. Every new tool goes through one person. That sounds slow, but it is the only way to later know where the data even sits.

Rule 4: What gets stored

With a company account you can usually switch off storage and training — with a private account you cannot. So rule four is short: company account, storage off, done. Whoever keeps using private tools does so at their own risk — and writes that on the page.

Rule 5: One date to come back to

A date on the page, checked every three months. The tools change quickly; the rules do not have to. And because the page is only one page long, the new employee reads it on day one — not some day inside a folder.

Araçlar zaten şirkette: biri özel e-postasıyla kayıt oldu, bir başkası bir sözleşmenin içini kopyaladı. Bu tek sayfa yasak koymak için değil — iki çalışan aynı sabahta "bunu buraya koyabilir miyim?" diye sorduğunda aynı cevabı alsınlar diye var.

Kural 1: Ne girebilir, ne giremez

Müşteri verileri, sözleşmeler, maaşlar, çalışanların kişisel verileri — girmez. Herkese açık bilgiler, isimsizleştirilmiş örnekler, isimsiz kendi eski taslaklarınız — girer. Tek bu sınır, gerçekten pahalıya mal olan zararı önler.

Kural 2: Sonucu kim sorumlu

Cevabı gönderen imzalayan odur. YZ çıktısı bir taslaktır, kaynak değil — bir stajyerin kâğıdı gibi. Göndermeden önce beş dakika dikkatli okuma işin parçasıdır, işin üstünde değil.

Kural 3: Tek araç, araç çantası değil

Şirket hesabıyla tek bir onaylı araç — beş farklı kredi kartına yazılmış beş abonelik değil. Her yeni araç tek bir kişiden geçer. Yavaş görünür ama verinin nerede durduğunu sonradan ancak böyle bilirsiniz.

Kural 4: Ne saklanır

Şirket hesabında saklama ve eğitim genellikle kapatılabilir — özel hesapta kapatılamaz. Kural dört bu yüzden kısa: şirket hesabı, saklama kapalı, bitti. Özel araç kullanmaya devam eden bunu kendi sorumluluğunda yapar — ve bunu sayfaya yazar.

Kural 5: Geri dönülecek tek tarih

Sayfada bir tarih, üç ayda bir kontrol. Araçlar hızlı değişir, kuralların hızlı değişmesi gerekmez. Sayfa tek sayfa olduğu için yeni çalışan onu ilk gün okur — bir klasörde bir gün değil.